Головне — уникнути помилок
Якщо менеджер-початківець думає, що в підготовці та проведенні тендера немає нічого складного й незрозумілого, то він помиляється. Краще буде вивчити «матчастину» перед першим у житті тендером, ніж почати свою управлінську діяльність з фатальних помилок, які можуть завдати підвідомчому бізнесу серйозних збитків.
“СмартТендер” — це оптимальна взаємодія між організаторами та учасниками торгів.
Етапи тендера
Перший етап — підготовчий. Перш ніж взяти участь у тендері на SmartTender.biz, необхідно визначитися з наступним:
- цілі — для чого це потрібно;
- форма проведення тендера — відкритий або закритий.
Це завдання для маркетингової служби.
Другий етап — концептуальний. Організатори розробляють умови проведення тендера. Це найважливіший етап. Багато тендерів дуже складні, проводяться в кілька етапів і вимагають не стандартного підходу «продав-купив». На цьому етапі також обумовлюють:
- вимоги до постачальників;
- терміни проведення;
- процедуру підведення підсумків.
Третій етап — відбір учасників. Запрошення потенційних учасників для участі в тендері називають брифами. Їх можуть запропонувати усім бажаючим, а можуть направити тільки компаніям, з якими організатори хочуть співпрацювати. Якщо проводиться «тендер ціни», то запрошують 4–5 компаній. А ось якщо відбувається «тендер рішень», тобто спочатку визначається найбільш ефективний підхід, а потім найбільш вигідна ціна, то список учасників збільшують до 9–10 компаній. У цьому випадку на другому етапі тендера початковий список претендентів зменшується, як правило, вдвічі.
Четвертий етап — уточнення позицій. Потенційні учасники задають багато питань, і витрачається чимало часу на обговорення усіх деталей та нюансів.
П’ятий етап — аналіз пропозицій, який передбачає не тільки перегляд папірців, але прямий контакт тендерної комісії та учасників тендера. З цією метою проводяться презентації, на яких учасники тендера намагаються переконати організаторів у вигідності своїх пропозицій.
Шостий етап — визначення переможця. Організаторам залишається проаналізувати всю отриману інформацію і прийняти рішення. Вони можуть зробити це колегіально — обговоривши та проголосувавши, а можуть і більш формально — заповнити регламентовану тендерну таблицю і визначити переможця за кількістю набраних балів.
Сьомий етап — завершення. Організатори оголошують переможця і повідомляють всім учасникам про завершення тендера.
