Гарні ділові відносини з контрагентами грають важливу роль для функціонування бізнесу та є необхідною передумовою його сталого розвитку. Основою таких відносин є своєчасне виконання своїх зобов’язань перед партнерами. В першу чергу це стосується виплати боргів постачальникам в затверджений угодами термін та в повному обсязі.
У цьому світлі, особливо важливою компонентою управління та обліку на підприємстві, виглядає ефективний контроль заборгованості постачальникам.
Переваги автоматизованого контролю заборгованості постачальникам
Автоматизація контролю кредиторської заборгованості перед постачальниками включає застосування програмного забезпечення та систем для ефективного управління фінансовими зобов’язаннями. Це дозволяє компаніям оптимізувати процеси:
- Обліку.
- Планування платежів.
- Аналітики.
Варто виділити ключові аспекти та інструменти облікових систем, пов’язаних з автоматизацією контролю за кредиторською заборгованістю.
Алгоритм обліку заборгованостей в різних валютах
Автоматизація забезпечує єдину базу даних всіх кредиторських зобов’язань у національній валюті. Але немало підприємств України, у тому числі і компаній малого та середнього бізнесу, мають фінансові стосунки з закордонними контрагентами. Тому для них необхідно мати можливість прив’язки фінансових результатів до певних валют. Найчастіше виникає необхідність обліку заборгованостей з урахуванням актуального курсу:
- Долару.
- Евро.
- Юаня.
Але це також може бути й будь яка інша, вільно конвертована валюта.
Налаштування строків відтермінування платежу по кожному постачальнику
Автоматичне відстеження термінів платежів по постачальника також є зручною функцією облікової платформи. Завдяки такому алгоритму системи автоматично нагадують про майбутні платежі, що допомагає:
- уникнути прострочень платежів;
- запобігти штрафам за прострочення терміну виплат;
- підтвердити репутацію надійного партнера.
Облік заборгованостей по окремим контрактам з контрагентом
Виконуючи декілька діючих контрактів з одним постачальником, підприємство має певні проблеми обліку заборгованості перед ним та її контролю. Зручно мати інструмент, який деталізує такі відносини по угодам та створює повну, структуровану оптимальним чином картину фінансових відносин. Аналіз такої інформації стане основою для прийняття управлінських рішень, у тому числі і можливою зміною умов співпраці.
Автоматичне формування платіжного календарю
Такий обліковий документ, як платіжний календар, є зручним інструментом контролю своєчасності виплат. Традиційно, до появи автоматизованих облікових програм, він складався обліковими співробітниками. Це відповідальна і непроста справа, у ході якої треба врахувати:
- Умови контрактів.
- Дані прибуткових накладних.
- Акти прийому-передачі товарів та послуг.
Автоматичне створення такого документу практично повністю виключає помилки та значно економить час. Календар використовує внесені до системи дані, обробляє їх та створює відповідний звіт.
Аналіз показників співпраці з контрагентом
Автоматизовані системи дозволяють централізовано управляти кредиторськими зобов’язаннями перед постачальником:
- забезпечуючи доступ до структурованої інформації про заборгованості та товарообіг;
- надаючи інформацію про терміни погашення заборгованості та умови постачання.
Це полегшує моніторинг та аналіз боргових зобов’язань та може стати вмотивованою підставою для перемовин з контрагентом про перегляд умов контракту.
Висновок
Ефективне використання перерахованих вище інструментів та функцій може:
- значно підвищити ефективність управління кредиторською заборгованістю;
- оптимізувати фінансові потоки;
- зміцнити відносини з постачальниками за рахунок забезпечення своєчасності та прозорості фінансових операцій.
Отже, при виборі системи обліку для своєї компанії, слід звернути увагу на наявність в ній інструментарію, який дозволяє контролювати кредиторську заборгованість постачальникам у автоматичному режимі.
