Електронний документообіг: передумови, складнощі та необхідні кадрові ресурси

Нещодавно було озвучено ініціативу щодо переведення в електронний формат документів, що стосуються кадрових питань у держорганах, а також – відмови від трудових книжок. Розповідаємо, які фахівці потрібні для реалізації такої ініціативи та якими труднощами вона може супроводжуватись.

Паперовий документообіг, ініціативу щодо «винищення» якого було озвучено, морально застарілий та має низку суттєвих недоліків, як-от:

  • втрата робочого часу на пошук та очікування надходження документів (за деякими спостереженнями до 30-40%), на рутинну обробку опрацювання документів (згідно з дослідженням Siemens Business Services and IT Solutions – від 30% до 60% робочого часу);

  • безповоротна втрата документів;

  • помилки при опрацюванні, пов’язані із людським фактором;

  • витрати на обслуговування та операційну діяльність.

І українські компанії вже успішно впроваджують автоматизацію HR-сфери. Звичайно, вона вимагає певних часових та кадрових ресурсів. Більше того, за визнанням компаній, які пройшли чи проходять шлях автоматизації, цей процес супроводжується низкою труднощів, як-от, супротив з боку співробітників, необхідність витратити час, щоб побороти цей супротив і щоб навчити працівників новим технологіям, необхідність доопрацьовувати програмне забезпечення для автоматизації. Окрім того, автоматизований документообіг потребує прискіпливого ставлення до кібербезпеки.

А аналіз бази вакансій, розміщених на hh.ua | grc, показує, що для впровадження та підтримки електронного документообігу та автоматизації HR-рішень компанії залучають багатьох спеціалістів:

hh

  1. Розробники ПЗ (розробка та супроводження програмного забезпечення, розробка технічної документації);

  2. QA-спеціалісти (верифікація, специфікація та валідація функціоналу, написання тест-кейсів, тестування);

  3. Системні архітектори (опис, формалізація та оптимізація бізнес-процесів, розробка й узгодження технічних завдань, проектної документації, створення, підтримка й узгодження аналітичної моделі програмних продуктів, проектування архітектури інформаційних систем, вироблення архітектурних рішень з побудови комплексних систем автоматизації, постановка завдань для розробників системи);

  4. Системні аналітики (допомога у виробленні та описі вимог до автоматизації бізнес-процесів, підготовка специфікацій вимог до інформаційних систем, аналіз предметної галузі, дослідження бізнес-процесів, збір і формалізація вимог, підготовка та узгодження технічного завдання, постановка завдань розробникам, участь у розробці планів тестування);

  5. Аналітики баз даних (створення бази даних HR, розробка і впровадження прогнозів і статистики, створення та розробка методик аналізу даних, розробка прогностичних моделей);

  6. Технічні експерти підтримки систем (підтримка інформаційної системи, автоматизація процесів по роботі з персоналом, здійснення підтримки табельного обліку, розрахунку заробітної плати, особистого кабінету користувача на внутрішньому порталі, підтримка інструмента розрахунку бюджету на персонал, робота з правами доступу, оновлення інформації в довідниках, звірка довідників кодів посад, підрозділів, внесення змін, за потреби);

  7. Спеціалісти з інформаційної безпеки (участь у розробці і впровадженні політик ІБ, управління правами доступу до інформації, розвиток системи ІБ, пошук і впровадження нових інструментів, оцінка ризиків, виявлення, аналіз і усунення внутрішніх і зовнішніх загроз, підтримка і розвиток систем захисту від витоку даних, моніторинг і контроль IT сервісів з точки зору безпеки, виявлення аномальної активності в інформаційному середовищі компанії, участь у плануванні та контролі систем резервного копіювання, відновлення інформації, перевірка вразливостей ПЗ, технічний супровід внутрішніх розслідувань інцидентів, пов’язаних з ІБ, проведення внутрішнього аудиту ІБ);

  8. Спеціалісти з автоматизації кадрового обліку та бізнес-аналітики (контроль процесів автоматизації, організація розробки, оформлення проектів розпорядчих, нормативних, організаційних документів, участь у постановці завдань з внесення змін до програмного забезпечення, оптимізація бізнес-процесів);

  9. Керівники з автоматизації (проведення аудиту інформаційних систем, реалізація бізнес-процесів по роботі з персоналом, формування пропозицій щодо оптимізації бізнес-процесів, розробка, впровадження та реалізація проектів з підвищення ефективності бізнес-процесів (включаючи формування якісних технічних завдань, планування і контроль реалізації проекту), управління проектами щодо вдосконалення поточних і майбутніх бізнес-процесів, розробка і впровадження нормативних документів, при моделюванні/оптимізації/організації бізнес-процесів, моніторинг виконання процесів, виявлення та усунення конфліктуючих документів системи управління, виявлення та усунення застарілих, неактуальних документів, що регламентують бізнес-процеси, забезпечення функціонування системи електронного документообігу у напрямку автоматизації бізнес-процесів, аналіз ринку, виявлення нових трендів і тенденцій автоматизованих програм);

  10. Корпоративні тренери/менеджери з навчання персоналу (розвиток і автоматизація СДО і основних HR-процесів (підбір, адаптація, навчання, розвиток), організація підготовки електронних навчальних курсів, виходячи з потреб компанії чи установи, впровадження програм навчання чинних співробітників, проведення оціночних та навчальних заходів для керівників);

Отже, автоматизація та електронний документообіг – процес досить тривалий, непростий і такий, що потребує певних кадрових і фінансових ресурсів, він необхідний. У перспективі це забезпечить увільнення людини від рутинних завдань та передачу їх на опрацювання програмному забезпеченню. Це – необхідний крок, який підвищить продуктивність та якість робочих процесів, оптимізує алгоритми і мінімізує ймовірність помилок.

Отримано з поштової розсилки;

Received: from mx175.sendpulse.email [146.0.246.50]; Wed, 16 Oct 2019 04:50:14 -0400 Sender: hh.ukraine@gmail.com

Опубліковано Економіка.